Vydané poptávky

Vydané poptávky jsou opačným pohledem na poptávky přijaté, kdy od vašich dodavatelů poptáváte zboží a služby. Z vydaných poptávek můžete vytvářet přijaté nabídky a vydané objednávky. Seznam vydaných poptávek naleznete v modulu „Nákup“.

Obslužné funkce

Seznam dokladů má horní nástrojovou lištu s tlačítky funkcí a filtračními roletami. Obojí slouží k rychlému spuštění často používaných funkcí a zvolení výběrů.

Funkce „Vazby“

Při tvorbě a aktualizaci dokladů vznikají vazby mezi jednotlivými doklady. Vzhledem k tomu, že vydaná poptávka může být úplně prvním dokladem v celém obchodním cyklu, bude průchod všemi vazbami ukázkou zřetězení celého obchodního případu. Po stisknutí tlačítka „Vazby“ uvidíte v tabulce všechny doklady, které jsou ve vazbě s aktuálním dokladem (stojí na něm kurzor). Z této tabulky můžete jednoduše dvojklikem otevřít libovolný navázaný doklad. Tímto způsobem můžete vidět celou historii dokladu.

Funkce „Sumy“

Pomocí tohoto tlačítka se provádí sumaci aktuálního výběru (pomocí zaškrtnutí) dokladů ze seznamu. Sumace je zobrazena v novém okně následujícím způsobem:

Funkce „Služby“

Funkce –

Vytiskne doklad, který je zvolen kurzorem. Po stisku tlačítka se zobrazí náhled dokladu pro představu, jak bude doklad vypadat po vytištění na tiskárně. Při zobrazení náhledu je možné změnit jazyk dokladu. Pokud doklad je v pořádku, je možné jej vytisknout (tlačítko "Tiskárna" v levém horním rohu náhledu), exportovat tiskovou podobu do standardního formátu PDF (tlačítko "PDF/Acrobat") nebo doklad odeslat e-mailem (tlačítko "Dopis").

Funkce –

Při tvorbě dokladu nebo při jeho aktualizaci je někdy důležité získat informaci o tom, jaké máte s obchodním partnerem "finanční vztahy", abyste mohli zvolit vhodnou reakci či odpovídající postup při tvorbě dalších dokladů.

Program zobrazí kartu firmy se záložkou Souhrnné informace:

Záložka zobrazuje v prvním sloupci údaje o fakturaci a platební morálce: Celkem fakturováno, Nezaplaceno, Zaplaceno po datu splatnosti, Průměrná prodleva splacení ve dnech, Limit fakturace, Definovaná splatnost

V druhém sloupci budou všechny nehotové a nestornované "obchodní" doklady: Neuzavřené poptávky přijaté, Neuzavřené nabídky vydané, Nevyfakturované objednávky přijaté, Neuzavřené poptávky vydané, Neuzavřené nabídky přijaté, Nenaskladněné objednávky vydané

Zajímají-li vás další údaje o firmě, jsou k dispozici v ostatních záložkách.

Funkce –

Po výběru této funkce dojde ke generaci přijaté nabídky, která je v podstatě kopií poptávky do nabídky. Nabídku vám sice pošle váš dodavatel ale tím, že nabídku vytvoříte kopií poptávky si ušetříte práci s opisováním již napsaného.

Funkce –

Pomocí této funkce vytvoříte z vydané poptávky vydanou objednávky. Všechny informace zadané ve vydané poptávce se "překlopí" do vydané objednávky.

Funkce –

Po výběru této funkce vytvoříte vydanou poptávku s nevyplněným dodavatelem. Kopírují se všechny položky již vydané poptávky.

Filtrační rolety

Pomocí filtračních rolet můžete jednoduše a rychle provádět filtraci zobrazených dokladů. Filtraci si nastavte podle svých aktuálních potřeb; naposledy využitá filtrace se aplikuje i při dalším otevření seznamu. Filtrovat je možné podle parametrů:

Kalendářní rok (vystavení dokladu)

Nabízeny jsou roky sestupně od příštího kalendářního roku (dle data počítače) do roku 1990.

Datum (vystavení dokladu)

Jen pro aktuální účetní období: Posledních 7 dní, posledních 35 dní, aktuální den, aktuální týden, aktuální měsíc

Vždy: 12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)

Typ dokladu

Nabízí se jednotlivé založené typy dokladů.

Stav (realizace)

Nehotovo, Nespecifikováno, Připraveno, Schváleno, Částečně vydáno/přijato, Vydáno/přijato, Částečně hotovo, Hotovo, Storno

Uživatel

Vyfiltrujete doklady, které byly vytvořeny konkrétním uživatelem.

Filtrační rolety na první místě nabízejí položku neomezující zobrazení podle parametru. V každé roletě je možné zvolit právě jednu položku; pro pokročilé nastavení použijte funkci globální filtrace.

Karta „Vydaná poptávka“

Nový záznam vydané poptávky vytvoříte stisknutím tlačítka na horní liště tabulky. Po stisknutí se otevře prázdný formulář vydané poptávky.

Panel 1, Záložka "Hlavní"

Panel 1, Záložka "Doplněk"

Forma dopravy

Nepovinné pole.

Nabízejí se hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy dopravy, např. Česká pošta, PPL, Osobně. Pomocí klávesy F2 můžete otevřít výběrový seznam pro pokročilejší výběr, úpravu či přidání formy dopravy.

Doprava a vyskladnění

Nepovinné pole.

Je určené pro doplňující text týkající se způsobu dopravy, který je využitelný pro tvorbu výsledné faktury.

Text můžete napsat ručně nebo pomocí zvolit z předdefinovaných textů. Při úpravách textu se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaná poznámka již není mezi předdefinovanými texty, je možné ji stiskem tlačítka přidat. Po stisku tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, ve kterém je možné zvolit jiný ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.

Panel 1, Záložka „Poznámka“

Poznámka

Libovolná poznámka, lze napsat ručně nebo vybrat z předdefinovaných textů.

Netiskne se na doklad.

Panel 1, Záložka "Přílohy"

Na této záložce můžete archivovat různé dokumenty týkající se dané poptávky, např. dokumenty z fáze přípravy poptávky.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:

• Soubor – soubor z vašeho lokálního počítače je načten do databáze,
• Odkaz na internet – aplikace eviduje odkaz (URL), data odkazovaného zdroje nejsou do aplikace načtena,
• Odkaz na soubor – aplikace eviduje odkaz na soubor na disku lokálního počítače, data souboru nejsou do aplikace načtena (odkazovaný soubor nepřejmenovávejte, nepřesouvejte a nemažte).

U vložené přílohy se nachází ikona , která vám umožní přílohu si kdykoliv prohlédnout. Pomocí ikony si můžete přílohu uložit na jiné místo. Tlačítko slouží k nasnímání daného dokumentu, druhá volba umožňuje zvolit skener a parametry snímání.

Panel 1, Záložka „Úvod“

Úvodní text

Nepovinné pole. Bez omezení počtu znaků.

Text, který bude v tištěné podobě uveden před položkami dokladu.

Úvodní text můžete do pole napsat ručně. Pomocí tlačítka za polem je možné otevřít víceřádkové editační pole. Při úpravách úvodního textu se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaný text není mezi předdefinovanými texty, je možné jej stiskem tlačítka přidat. Stiskem tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, kde je možné zvolit některý ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.

Panel 1, Záložka „Závěr“

Závěrečný text

Nepovinné pole. Bez omezení počtu znaků.

Text, který bude v tištěné podobě uveden za položkami dokladu a před rekapitulací DPH. Ovládání je popsáno u pole Úvodní text.

Panel 2, Záložka "Dodavatel"

Firma

Obchodního partnera můžete zvolit z Adresáře (následující pole budou vyplněna automaticky), nebo můžete údaje partnera vyplnit ručně (pak ponecháte toto pole prázdné).

Můžete zadat zkratku či název firmy dodavatele (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou firmu. Můžete též otevřít seznam firem (pomocí ikonky napravo či klávesou F2) a hledat firmu s pomocí filtrů, hledaného dodavatele upravit či přidat zcela nový záznam; pro vybrání firmy ze seznamu stačí dvojklik na její záznam.

Nabízeny jsou jen firmy evidované v Adresáři obchodních partnerů, které mají v poli Typ vztahu zvolenou hodnotu Dodavatel nebo Odběr./Dodav.

Název

Uveďte přesný název firmy. Pole se automaticky vyplní při výběru firmy z adresáře, v opačném případě jej vyplňte ručně.

Poznámka: Pokud po vyplnění jména firmy kliknete na modře podtržený popisek pole Název, otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) s údaji z obchodního, příp. živnostenského rejstříku, ze seznamu plátců DPH apod.

Ulice

Vyplňte ulici sídla firmy včetně čísla popisného, nebo čísla orientačního či kombinace obou.

Poznámka: Pokud po vyplnění pole polí Město a Ulice kliknete na modře podtržený popisek pole Ulice, otevře se vám ve webovém prohlížeči portál Mapy.cz s mapou sídla firmy.

Město

Vyplňte název města či obce, ve kterém má firma sídlo.

Při uvádění názvu města můžete využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát název města, obce či části obce a aplikace vám dle začátečních písmen poradí název celý města i s jeho případnou částí, zároveň doplní odpovídající hodnotu do pole PSČ.

PSČ

Zadejte PSČ sídla firmy (pro zahraniční firmy místní obdobu PSČ).

Při vyplnění platného PSČ se automaticky vyplní hodnota v poli Město. Při vyplňování PSČ může opět využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát první číslice PSČ nebo začátek názvu města a aplikace vám nabídne možná města, obce či jejich části.

Stát

Zvolte z rolovacího seznamu stát, ve kterém firma sídlí. Pokud jste vybrali město či PSČ z našeptávače, vyplnila se Česká republika či Slovensko automaticky. Pro zrychlení hledání můžete napsat první písmena z názvu státu, aplikace vás přesune na první odpovídající stát.

IČ

Uveďte IČ obchodního partnera, unikátní osmimístné identifikační číslo právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo organizační složky státu přidělené Českým statistickým úřadem, obchodním nebo živnostenským úřadem (starší čísla s méně číslicemi jsou odpředu doplněna nulami).

Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole IČ, otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) dle IČ s údaji z veřejných rejstříků. V případě slovenské firmy se zobrazí obdobná stránka s výsledky hledání v Obchodnom registru.

DIČ

Uveďte DIČ obchodního partnera, je-li plátcem DPH. Daňové identifikační číslo je finančním úřadem přidělené každé fyzické či právnické osobě, která je povinna odvádět daně. DIČ právnických osob se skládá ze zkratky dané země + IČ, DIČ fyzických osob je tvořeno opět zkratkou země, ke které se připojují číslice rodného čísla.

Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole DIČ, otevře se vám ve webovém prohlížeči formulář hledání registrovaných subjektů Ministerstva financí ČR, do kterého je nezbytné DIČ partnera doplnit a pro vypsání informací o plátci DPH a jeho registraci stisknout tlačítko Hledej. U firem registrovaných v jiných státech se otevře výsledek ověřování DIČ (VAT) v systému VIES Evropské komise.

EAN

Uveďte mezinárodní číslo obchodní položky (International Article Number), pokud s obchodním partnerem komunikujete elektronicky či potřebujete na dokladech uvádět jeho identifikaci ve formě čárového kódu (pro snímání čtečkou).

Panel 2, Záložka "Poštovní adresa“

Pokud se poštovní adresa shoduje s adresou sídla, ponechte toto pole zaškrtnuté, pokud je poštovní adresa jiná než adresa sídla, vyplňte poštovní adresu dodavatele.

Panel 2, Záložka "Dodat na adresu"

V této záložce můžete vybrat adresu, na kterou má být zboží dodáno. Tuto adresu je nutné mít zaevidovanou v „Adresáři“ obchodních partnerů.

Tato funkce je dostupná pouze ve variantě Premium.

Panel 3, Záložka "Specifikace"

V tomto panelu zadáte hodnoty, které jsou nutné pro upřesnění dokladu. Při tvorbě položek jsou údaje automaticky přenášeny do odpovídajících polí. Dojde-li v hlavičce ke změně některého údaje, pak je automaticky přenesen na položky s výjimkou těch položek, kde jste hodnotu změnili. Změna u položky je možná po zpřístupnění hodnoty zrušením zaškrtnutí "kopírovat z hlavičky dokladu".

Typ nabídky přijaté

V rolovacím seznamu se nabízejí hodnoty evidované v menu Nákup – Typy dokladů – Typy přijatých nabídek.

Středisko

Nepovinné pole.

Umožňuje doklad zařadit v rámci střediskového členění účtované firmy. V případě, kdy firma střediskové členění nepoužívá, je automaticky zvoleno středisko s názvem "Centrála".

Zvolené středisko se objevuje jen na interních opisech dokladu.

Činnost

Nepovinné pole.

Umožňuje položky členit dle činností.

V rolovacím seznamu jsou nabízeny hodnoty z číselníku Nástroje – Číselníky – Činnost.

Zakázka

Nepovinné pole.

Můžete ze zakázek evidovaných v číselníku Prodej – Zakázky zvolit tu, které se doklad týká. Můžete zadat zkratku či název zakázky (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou zakázku. Můžete též otevřít číselník zakázek (pomocí tlačítka či klávesou F2) a hledat zakázku s pomocí filtrů, případně ji upravit či přidat zcela nový záznam.

Štítky

Nepovinné pole.

Slouží pro označování dokladu štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.

Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuálnímu dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem .

Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko . Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.

Panel 3, Záložka "Zodpovědná osoba"

Zodpovědná osoba

Uživatel zodpovědný za danou příjemku/výdejku; nabízejí se osoby z menu Nástroje – Osoby a uživatelé.

Kontaktní osoba

Jméno uživatele, kterého kontaktovat ohledně daného dokladu.

Jméno

Telefon

E-mail

Panel 4, Záložka "Domácí měna"

Záložka s domácí měnou (obvykle označena "Kč") poskytuje finanční přehled celého dokladu a rozdělení částek podle sazeb DPH. Po přidání první položky dokladu je většina polí záložky znepřístupněna a hodnoty polí jsou aktualizované při každé změně položky.

Pro zadání dokladu bez položek se částky zadávají do polí záložky (s výjimkou sumy základu a sumy DPH). Po změně částky v některém z polí jsou zbylá pole křížově dopočítávána (ale pozor, při ruční změně částky DPH bude odpovídat součet částek v řádku, ale částky nebudou odpovídat procentuální sazbě DPH). Aplikace u tzv. bezpoložkového dokladu vytváří automatické položky typu "Účetní položka", jejichž počet odpovídá počtu využitých sazeb DPH (resp. uvedení částky za zboží a služby osvobozené od DPH). Doklad bez položek se hodí např. účetním firmám zadávající doklad donesený klientem.
Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

• Základ
• DPH
• Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

• Osvobozeno (0 %)
• Snížená sazba
• 2. snížená sazba
• Základní sazba
• Suma

Způsob výpočtu a zaokrouhlení částek dokladů bez položek:

Základ

Je-li částka základu zadána jako první, bude příslušné DPH vypočítáno přesně.

DPH

Je-li částka DPH zadána jako první, bude příslušný základ vypočítán přesně.

Včetně DPH

Je-li částka včetně DPH zadána jako první, budou příslušný základ a DPH vypočítány pomocí koeficientu (pro sazbu 21 % je základem = 0,1736 * celkem, pro sazbu 15 % je základem = 0,1304 * celkem).

Zaokrouhlení definované u typu dokladu není u dokladů bez položek respektováno, použit je výše uvedený výpočet. Konečnou částku můžete po výpočtu upravit dle svých potřeb.

Panel 4, Záložka „Měna“

Měna

Určuje měnu částek dokladu. Výchozí hodnotou je domácí (tuzemská) měna zadaná v Nastavení firmy, při jejím ponechání zůstávají ostatní pole záložky nedostupná. Chcete-li doklad vytvořit v jiné měně, pak vyberte hodnotu ze seznamu možných měn. Po jejím zvolení budou zpřístupněna zbylá pole záložky.

Kurz

Dvojice polí umožňuje určit měnový kurz pro domácí měnu vůči zvolené měně. Po zvolení měny je kurz pro den vystavení dokladu stahován z Internetu, ale je možné jej upravit či zadat vlastní. Nepodaří-li se kurz načíst, pole v domácí měně se barevně orámuje a nastaví na hodnotu 0,00.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

• Základ
• DPH
• Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

• Osvobozeno (0 %)
• Snížená sazba
• 2. snížená sazba
• Základní sazba
• Suma

U tzv. bezpoložkového dokladu je možné hodnoty v polích upravovat s výjimkou sumy základu a sumy DPH, zbylá pole jsou křížově dopočítávána (při změně částky za DPH bude však odpovídat součet částek, ale nikoliv procentuální sazba DPH). U dokladu s položkami jsou pole částek nedostupná a zobrazují hodnoty podle zadaných položek dokladu.

Panel 5, Záložka "Položky dokladu"

Položky dokladu můžete vytvářet dvojím způsobem.

Individuální položka vytvoření uživatelem

Položky generované programem

Skupinu položek vytváříte načtením obsahu jiného dokladu.

Karta "Položky dokladu"

Hlavní panel

Kód z ceníku

Povinné pole

Sklad

Vyberte z rozbalovacího seznamu.

Označení

Zkratka z ceníku

EAN

Název

Celý název ceníkové položky (doplní se výběrem kódu z ceníku).

Množství

Počet kusů (počet kusů na skladě se zobrazí po výběru skladu).

MJ

Měrná jednotka

Vyberte z rozbalovacího seznamu.

Je možné je nastavit v Číselnících -> Měrné jednotky.

• Cena za MJ

Cena za MJ

Typ ceny

Sazba DPH

• Cena celkem

Základ (Kč)

DPH (Kč)

Celkem (Kč)

Základ (měna)

DPH (měna)

Celkem (měna)

Poznámka

Nepovinné

Do tohoto pole můžete zadat libovolnou poznámku k položce. Poznámka slouží pouze pro vaší informaci, netiskne se na žádný doklad.

Poznámku můžete do pole napsat ručně. Pomocí tlačítka za polem je možné otevřít víceřádkové editační pole. Při úpravách poznámky se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaná poznámka není mezi předdefinovanými texty, je možné ji stiskem tlačítka přidat. Stiskem tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, kde je možné zvolit některý ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.

Štítky

Nepovinné pole.

Slouží pro označování položek štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.

Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuální položce dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem .

Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko . Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.

Záložka "Upřesnění"

Středisko

Bez střediska se žádný doklad nezaúčtuje.

Činnost

Zakázka

Nabízejí se zakázky evidované v menu Prodej – Zakázky.

!Tyto informace se automaticky kopírují z hlavičky dokladu. U každého pole je zaškrtnuto "Kopírovat hodnotu z hlavičky dokladu". Chcete-li hodnotu na položce změnit, musíte zrušit zaškrtnutí. Zaškrtnuté hodnoty budou na položce automaticky aktualizovány při jejich změně v hlavičce dokladu.!

Objem

Pro ceníkovou položku je hodnota převzata z ceníku.

Zadáte hodnotu objemu. Program umí vypočítat celkový objem na faktuře a tím zjistit například zda se všechno zboží z dokladu vejde do kontejneru.

MJ objemu

Pro ceníkovou položku je hodnota převzata z ceníku.
Vyberete ze seznamu přípustných MJ objemu.