Pokladna

Jedná se o seznam pokladních dokladů se všemi údaji důležitými pro evidenci plateb v hotovosti. S pokladním dokladem lze také pracovat jako se zjednodušeným daňovým dokladem. Hotovostní platby lze párovat s fakturami, pohledávkami nebo závazky a vytvářet zálohový daňový doklad z pokladního dokladu, kterým se uhrazovala zálohová faktura.

Obslužné funkce

Seznam dokladů má horní nástrojovou lištu s tlačítky funkcí a filtračními roletami. Obojí slouží k rychlému spuštění často používaných funkcí a zvolení výběrů.

Funkce „Vazby“

Při tvorbě a aktualizaci dokladů vznikají vazby mezi jednotlivými doklady. Jsou jimi:

Uhrazující doklad: Vydané a přijaté faktury, pohledávky a závazky po úhradě mají propojení (vazby) na bankovní doklady, pokladnu (interní doklady).
Kurzové rozdíly: Při úhradách faktury v cizí měně díky změnám kurzů vznikají kurzové rozdíly. Pro jejich správné účtování vznikají interní účetní doklady.
Přecenění na konci roku (je-li doklad v měně): Když faktury v cizí měně nejsou na konci roku zcela uhrazeny. Díky změnám kurzů je nutné rozdíly v ceně faktury na konci roku zahrnout do celkové ceny faktury. K jejich správnému účtování slouží interní účetní doklady.
Výdejky, příjemky: Při tvorbě faktury s ceníkovými "skladovými" položkami se zakládají automaticky výdejky, respektive příjemky.
Zálohy, zálohové daňové doklady

Program zobrazí seznam všech dokladů, které jsou "ve vazbě" s aktuálním dokladem (stojí na něm kurzor). Při dvojkliku na vazební doklad je zobrazen další seznam, který obsahuje požadovaný doklad. Dalším dvojklikem můžete zobrazit okno dokladu. Tímto způsobem můžete vidět celou historii dokladu.

Příklad, jak ABRA Flexi udržuje vazby mezi doklady:

Nejdříve zaznamenáte poptávku odběratele.
Na jejím základě vytvoříte svou nabídku (popř. několik variant).
Od odběratele následně přijmete jeho objednávku.
Pro její uspokojení rozešlete poptávky svým dodavatelům.
Podle výhodnosti přijatých nabídek dodavatelů objednáte vytvořením objednávek vydaných.
Zboží dodané dodavateli bude jistě provázeno přijatými fakturami, se kterými bude po naskladnění svázáno několik příjemek.
Je čas dodat zboží odběrateli: na vydanou fakturu jsou vázány skladové výdejky.
Vydaná faktura je později uhrazeny v bance. Pokud jsou v cizí měně, vznikají kurzové rozdíly, nebo při úhradě v následujícím roce také přecení dokladů.

Díváte-li se na jakýkoliv doklad uprostřed popsaného řetězce, můžete se pomocí funkce Vazby v tomto řetězci pohybovat a vidět tak související doklady. Tato funkce ABRA Flexi vám usnadní práci při vyhledávání a kontrole dokladů.

Funkce „Sumy“

Na horní liště vpravo je dostupné tlačítko určené pro sumaci dokladů. Bližší informace o této funkci naleznete v kapitole Doklady -> Sumace v seznamu dokladů.

Funkce „Hromadné změny“

Pro rychlou změnu hodnoty konkrétního pole u mnoho položek najednou je určena funkce hromadné změny. Popis jejího použití naleznete v kapitole Hromadné změny.

Funkce „Služby“

Funkce –: Tato funkce umožňuje odesílat jeden doklad nebo více vybraných najedou do elektronické evidence tržeb.

Funkce –: V této službě jsou k dispozici kompletní zprávy a odpovědi komunikace s elektronickou evidencí tržeb. Zobrazovat lze pouze pro právě vybraný doklad.

Funkce –: Pomocí této volby můžete vytvořit/zrušit vazbu mezi uhrazujícím a uhrazovaným dokladem. Nejdřív se zobrazí dialog "Výběr pohledávky/závazku ke spárování úhradou", kde si vyberete příslušný doklad určený ke spárování s vybranou platbou. Služba nabízí totožnou funkci jako tlačítko / na jednotlivých dokladech.
Funkce –: Pomocí této volby můžete vytvořit vazbu mezi uhrazujícím a uhrazovaným dokladem ručně. Po kliknutí na tlačítko se otevře tabulka, ve které vyberete, jaký doklad chcete s pokladním dokladem spojit. Pokud vám po spojení platby vznikne rozdíl, máte možnost zaúčtovat rozdíl a přeplatek.
Funkce –: Tato volba umožňuje automatické párování platby s přijatou/vydanou fakturou. Na obrazovce proběhne informace o párování a do sloupečku "Jak uhrazeno" se vypíše informace pro uživatele, např. automaticky dle var.sym., tj. v případě, že proběhlo párování na základě shodné částky a shodného variabilního symbolu.
Funkce –: Tato volba umožňuje z platby za zálohovou fakturu vytvořit zálohový daňový doklad.
Funkce –: Pokud je zálohová faktura plně uhrazena, udělá se rovnou konečná faktura, ve které se zálohová faktura už i odečte. Pokud zálohová faktura obsahuje položky z ceníku – může obsahovat i položky s výrobním číslem, vytvoří se současně i výdejka a nabídne k vybrání případné výrobní číslo.; Podmínkou pro tento způsob vytvoření faktury je, že zálohová faktura musí být uhrazena, nesmí být bezpoložková, nesmí mít na sebe navázaný skladový doklad a nesmí být již odpočtená. V položkách takto vytvořené konečné faktury nelze měnit částku. Fakturovaná částka tedy musí být ve stejné výši jako uhrazená záloha.
Funkce –: Tato volba umožňuje vytvořit přeplatek, kdy se nespárovaná část platby přesune do ostatních pohledávek nebo závazků. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit přeplatek se zobrazí okno pro volbu typu dokladu (pokud nemáte nastavené v automatických operacích v Nastavení firmy). Po výběru a potvrzení dokladu se zobrazí informace, že doklad pro přeplatek byl vytvořen.
Funkce –: Pomocí této funkce můžete vytvořit kartu majetku. Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář „Majetek – Nový záznam“, kam doplníte chybějící informace. Bude přiděleno nové inventární číslo, vyplněna částka "Cena při pořízení", číslo dokladu a datum pořízení. Potvrdíte tlačítkem .

Funkce „Služby“ na dokladu

Zde jsou uvedeny pouze funkce přístupné při otevření dokladu.

Funkce –: Tuto funkci lze použít u dokladu, který neobsahuje položky z ceníku. Pomocí této funkce je možné rozúčtovat doklad na dílčí položky dokladu. Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář „Rozúčtování dokladu“, na kterém vyberete: Předpis zaúčtování, Základ (Kč), Dal základu, Řádky DPH, Řádek kontrolního hlášení DPH, Středisko, Činnost a Zakázku.

Další řádek přidáte pomocí tlačítka „Přidat položku“.

Funkce –: Funkci je možné použít pouze u položkového dokladu. Slouží pro zaokrouhlení cen dokladu, aby celková hodnota zaevidovaného dokladu byla stejná jako hodnota dokladu přijatého od dodavatele. Rozdíl mezi celkovou částkou uvedenou na přijatém dokladu (např. zaokrouhlenou dodavatelem) a celkovou částkou evidovaného dokladu může vzniknout např. při jeho zadávání přidáváním položek z ceníku. Po spuštění funkce je otevřeno okno formuláře, ve kterém zvolíte požadovanou částku. Zaokrouhlovací rozdíl bude zaúčtován dle nastavení účtované firmy (záložka „Automatické operace“).

Funkce –: Tuto funkci lze použít pouze u položkového dokladu.; Slouží pro korekci halířových rozdílů dokladu. Příležitost použít funkci nastává například při načtení příjemky do faktury nebo při vkládání položek, které jsou evidovány v ceníku.
Funkce –: Tuto funkci lze použít pouze u dokladů, které jsou navázány na příjemku. Funkci použijte, pokud potřebujete zvýšit cenu celé dodávky, tj. všech položek již vytvořené příjemky, např. o doúčtování dopravy a podobně.

V položce "Skladové položky celkem" je celková částka za všechny položky skladové příjemky, tj. částka za celý příjmový doklad.

Do položky "Náklady k rozúčtování" vložte částku, o kterou potřebujete zvýšit cenu dané skladové zásoby.

"Pořizovací cena položek celkem" se dopočte dle předcházejících položek.

Ve spodní části dialogu zvolte způsob rozúčtování nákladů.

Zvolíte-li podle počtu kusů, náklady k rozúčtování se vydělí počtem kusů v dodávce a o zjištěnou cenu se zvýší pořizovací cena za MJ. Např. v dodávce je 20 kusů, vedlejší náklady jsou ve výši 10 000 Kč, cena za MJ u každé položky se zvýší vždy o 500 Kč bez ohledu na stávající výši nákupních cen za MJ.
Zvolíte-li podle ceny, náklady k rozúčtování se rozpočítají stejným poměrem ke všem cenám za MJ. Např. cena dodávky je 20 000 Kč, vedlejší náklady jsou ve výši 10 000 Kč, je to tedy 50 % z nákupní ceny. Proto se každá nákupní cena za MJ navýší také o 50 %.

I tato změna se promítá do zaúčtování skladového dokladu.

Funkce –: V této službě jsou k dispozici kompletní zprávy a odpovědi komunikace s elektronickou evidencí tržeb pro právě upravovaný doklad.

Filtrační rolety

Pomocí filtračních rolet můžete jednoduše a rychle provádět filtraci zobrazených dokladů. Filtraci si nastavte podle svých aktuálních potřeb; naposledy využitá filtrace se aplikuje i při dalším otevření seznamu. Filtrovat je možné podle parametrů:

Kalendářní rok (vystavení dokladu): Nabízeny jsou roky sestupně od příštího kalendářního roku (dle data počítače) do roku 1990.
Datum (vystavení dokladu): Jen pro aktuální účetní období: Posledních 7 dní, posledních 35 dní, aktuální den, aktuální týden, aktuální měsíc; Vždy: 12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)
Období DPH: 12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru); Rozhodné je datum uskutečnění zdanitelného plnění.
Pokladna: Nabízí se jednotlivé založené pokladny.
Typ dokladu: Nabízí se jednotlivé založené typy dokladů.
Typ pohybu: Příjem, Výdej
Spárování: Spárované doklady, Nespárované doklady; Ručně – 1 doklad, Ručně – více dokladů, Ručně – částečná úhrada, Automaticky dle var. sym., Automaticky dle částky, Automaticky dle zákaznického čísla, Automaticky dle int. čís. dokladu

Filtrační rolety na první místě nabízejí položku neomezující zobrazení podle parametru. V každé roletě je možné zvolit právě jednu položku; pro pokročilé nastavení použijte funkci globální filtrace.

Karta Pokladna

Stejně jako všechny ostatní moduly sdílí s nimi pokladna Obecné vlastnosti dokladu.

Pro další podrobnější informace doporučujeme použít následující odkazy:

Obvykle nebudou pokladní doklady obsahovat položky. Obsluha zadá částky na pravém dolním panelu v záložce "Celkem – Domácí měna" nebo "Celkem – Měna". Program v tomto případě funguje jako daňová kalkulačka s možností přepisu vypočtené hodnoty.

Rozúčtování pokladny: Chcete-li pokladní doklad rozúčtovat, nevyplňujte celkovou částku dokladu, ale rozúčtování vytvářejte z tzv. účetních položek.

Panel 1, Záložka „Hlavní“

Typ dokladu: Z rolovacího seznamu vyberte z hodnot evidovaných v menu Peníze – Typy dokladů – Typy pokladních dokladů
Typ pohybu: Povinné pole; Vyberte, zda-li se jedná o výdej či příjem.
Pokladna: Povinné pole; Vyberte ze seznamu pokladen (program si pamatuje poslední zadanou pokladnu v sérii dokladů.

Doklad číslo: Nepřístupné pole
Číslo došlé: Číslo dokladu protistrany.
Souhrnné číslo: Číslo souhrnného dokladu.
Variabilní symbol: Variabilní symbol je vytvořen automaticky ze souhrnného čísla odstraněním všech nenumerických znaků.

Vystaveno: Povinné pole; U prvního dokladu ze série je datum nastaven z data počítače (V případě, že zadané účetní období se shoduje s aktuálním kalendářním rokem. V opačném případě je nastaven datum na poslední den zadaného účetního období). U dalšího dokladu v sérii je datum přebírán z předchozího dokladu.; Z data vystavení se automaticky generuje hodnota datum účtování.; Zadáte-li datum, které je pozdější než konec účetního období, program do dat účtování zadá poslední datum aktuálního účetního období. To se týká dokladů, které jsou vytvořeny po konci účetního období ale věcně do období spadají. Příkladem může být faktura energie, telefon atd., které se vystavují až následující měsíc.; Jestliže doklad věcně nespadá do zvoleného účetního období, jedná se o chybu a program musíte přepnout do jiného účetního období a v něm doklad vytvořit.
Datum zdanitelného plnění: Povinné pole u účetního dokladu v případě, že jste plátce DPH.; U prvního dokladu série je převzat z data vystavení. U dalších dokladů v řadě je opsán z předchozího dokladu.
Uplatnit zdanitelné plnění: Pole je dostupné jen pro typ pohybu Výdej.; Datum, které zvolíte pro uskutečnění zdanitelného plnění, tj. datum ke kterému uplatňujete nárok na odpočet DPH. Hodnotu můžete změnit dle potřeby v rámci zákonných norem, zdanitelné plnění může být uplatněno nejdříve v den přijetí dokladu a nejpozději 3 roky po skončení zdaňovacího období, ve kterém nárok na odpočet daně vznikl.

Popis: Toto pole slouží pro upřesnění a lepší orientaci v seznamu dokladů. Není povinné.

Panel 1, Záložka „Doplněk“

Forma úhrady: Nepovinné pole.; V rozbalovacím seznamu zvolte odpovídající formu úhrady. Nabízejí se hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy úhrady, např. výchozí Převodem, Hotově, Složenkou, Dobírkou, Platební kartou, Zápočtem. Pomocí klávesy F2 můžete otevřít výběrový seznam pro pokročilejší výběr, úpravu či přidání vlastní formy úhrady.

Panel 1, Záložka „Poznámka“

Toto pole slouží pro libovolnou poznámku.

Nestiskne se na doklad.

Lze napsat ručně nebo vybrat z “předefinovaných textů.

Panel 1, Záložka „Přílohy“

Na této záložce můžete evidovat dokumenty týkající se daného pokladního dokladu.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:

Soubor – soubor z vašeho lokálního počítače je načten do databáze,
Odkaz na internet – aplikace eviduje odkaz (URL), data odkazovaného zdroje nejsou do aplikace načtena,
Odkaz na soubor – aplikace eviduje odkaz na soubor na disku lokálního počítače, data souboru nejsou do aplikace načtena (odkazovaný soubor nepřejmenovávejte, nepřesouvejte a nemažte).

U vložené přílohy se nachází ikona , která vám umožní přílohu si kdykoliv prohlédnout. Pomocí ikony si můžete přílohu uložit na jiné místo. Tlačítko slouží k nasnímání daného dokumentu, druhá volba umožňuje zvolit skener a parametry snímání.

Panel 2, Záložka „Firma“

Firma: Obchodního partnera můžete zvolit z Adresáře (následující pole budou vyplněna automaticky), nebo můžete údaje partnera vyplnit ručně (pak ponecháte toto pole prázdné).; Můžete zadat zkratku či název firmy (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou firmu. Můžete též otevřít seznam firem (pomocí ikonky napravo či klávesou F2) a hledat firmu s pomocí filtrů, firmu obchodního partnera před zvolením upravit či přidat zcela nový záznam; pro vybrání firmy ze seznamu stačí dvojklik na její záznam.; Nabízeny jsou jen firmy evidované v Adresáři obchodních partnerů, které mají v poli Typ vztahu zvolenou hodnotu Odběratel, Dodavatel nebo Odběr./Dodav.

Název: Uveďte přesný název firmy. Pole se automaticky vyplní při výběru firmy z adresáře, v opačném případě jej vyplňte ručně.; Poznámka: Pokud po vyplnění jména firmy kliknete na modře podtržený popisek pole Název, otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) s údaji z obchodního, příp. živnostenského rejstříku, ze seznamu plátců DPH apod.

Ulice: Vyplňte ulici sídla firmy včetně čísla popisného, nebo čísla orientačního či kombinace obou.; Poznámka: Pokud po vyplnění pole polí Město a Ulice kliknete na modře podtržený popisek pole Ulice, otevře se vám ve webovém prohlížeči portál Mapy.cz s mapou sídla firmy.

Město: Vyplňte název města či obce, ve kterém má firma sídlo.; Při uvádění názvu města můžete využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát název města, obce či části obce a aplikace vám dle začátečních písmen poradí název celý města i s jeho případnou částí, zároveň doplní odpovídající hodnotu do pole PSČ.

PSČ: Zadejte PSČ sídla firmy (pro zahraniční firmy místní obdobu PSČ).; Při vyplnění platného PSČ se automaticky vyplní hodnota v poli Město. Při vyplňování PSČ může opět využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát první číslice PSČ nebo začátek názvu města a aplikace vám nabídne možná města, obce či jejich části.

Stát: Zvolte z rolovacího seznamu stát, ve kterém firma sídlí. Pokud jste vybrali město či PSČ z našeptávače, vyplnila se Česká republika či Slovensko automaticky. Pro zrychlení hledání můžete napsat první písmena z názvu státu, aplikace vás přesune na první odpovídající stát.

IČ: Uveďte IČ obchodního partnera, unikátní osmimístné identifikační číslo právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo organizační složky státu přidělené Českým statistickým úřadem, obchodním nebo živnostenským úřadem (starší čísla s méně číslicemi jsou odpředu doplněna nulami).; Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole IČ, otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) dle IČ s údaji z veřejných rejstříků. V případě slovenské firmy se zobrazí obdobná stránka s výsledky hledání v Obchodnom registru.

DIČ: Uveďte DIČ obchodního partnera, je-li plátcem DPH. Daňové identifikační číslo je finančním úřadem přidělené každé fyzické či právnické osobě, která je povinna odvádět daně. DIČ právnických osob se skládá ze zkratky dané země + IČ, DIČ fyzických osob je tvořeno opět zkratkou země, ke které se připojují číslice rodného čísla.; Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole DIČ, otevře se vám ve webovém prohlížeči formulář hledání registrovaných subjektů Ministerstva financí ČR, do kterého je nezbytné DIČ partnera doplnit a pro vypsání informací o plátci DPH a jeho registraci stisknout tlačítko Hledej. U firem registrovaných v jiných státech se otevře výsledek ověřování DIČ (VAT) v systému VIES Evropské komise.

EAN: Uveďte mezinárodní číslo obchodní položky (International Article Number), pokud s obchodním partnerem komunikujete elektronicky či potřebujete na dokladech uvádět jeho identifikaci ve formě čárového kódu (pro snímání čtečkou).

Panel 3, Záložka „Specifikace“

Předpis zaúčtování: Nepovinné pole. Dostupné jen pro účetní doklady.; Usnadňuje účtování jednotlivých dokladů automatickým vyplněním popisu dokladu, účtů pro zaúčtování a řádku DPH podle zvoleného předpisu zaúčtování.; Ze rolovacího seznamu vyberte předpis zaúčtování. Stiskem klávesy F2 můžete otevřít tabulkový pohled na seznam pro pokročilejší výběr, úpravu či vytvoření nového předpisu zaúčtování.
Středisko: Povinné pole pro zaúčtování dokladu.; Umožňuje doklad zařadit v rámci střediskového členění účtované firmy. Pro zaúčtování dokladu je nezbytné pole vyplnit i v případě, kdy firma střediskové členění nepoužívá (v takovém případě je automaticky zvoleno středisko s názvem "Centrála").
Činnost: Nepovinné pole.; Umožňuje položky členit dle činností.; V rolovacím seznamu jsou nabízeny hodnoty z číselníku Nástroje – Číselníky – Činnost.
Zakázka: Nepovinné pole.; Můžete ze zakázek evidovaných v číselníku Prodej – Zakázky zvolit tu, které se doklad týká. Můžete zadat zkratku či název zakázky (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou zakázku. Můžete též otevřít číselník zakázek (pomocí tlačítka či klávesou F2) a hledat zakázku s pomocí filtrů, případně ji upravit či přidat zcela nový záznam.
Štítky: Nepovinné pole.; Slouží pro označování dokladu štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.; Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuálnímu dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem .; Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko . Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.

Panel 3, Záložka „Účtování a řádek DPH“

Stát DPH: Povinné pole pro plátce DPH u účetního dokladu.; Stát, ve kterém bude odvedena daň z přidané hodnoty.; Hodnota v poli je automaticky nastavena na stát legislativy, který je uveden v Nastavení firmy na záložce Legislativa. Hodnotu je možné výběrem z rolovacího seznamu změnit.; Při zaškrtnutí volby Omezovat výběr států DPH v Nastavení firmy bude na základě aktuálních hodnot dokladu nabídka omezena na relevantní státy.; Při registraci účtované firmy k MOSS může být na základě státu obchodního partnera a stavu jeho registrace k DPH vhodný stát DPH automaticky zvolen.
Řádky DPH: Řádky přiznání DPH jsou vyplněny podle zvoleného předpisu zaúčtování, můžete je ručně změnit.; Při registraci účtované firmy k MOSS může být hodnota pole automaticky nastavena.
Řádek kontrolního hlášení DPH: Jen plátci DPH. Pole není povinné.; Pole slouží pro určení řádky formuláře kontrolního hlášení, do kterého budou načítány částky základů DPH a částky DPH. Zároveň je výchozí hodnotou pro pole Řádek kon. hl. na záložce Účtování/Upřesnění přidávaných položek dokladu.; Hodnota řádku kontrolního hlášení DPH bude nastavena podle hodnoty u zvoleného typu dokladu; hodnotu je možné pomocí změnit. Nabízené hodnoty jsou načítány z číselníku řádek kontrolního hlášení, jsou omezeny na řádky odpovídající aktuálně zvolenému státu DPH a druhu dokladu, jako první jsou nabízeny řádky odpovídající typu pohybu dokladu.; Pokud si nejste jisti, jaký z řádků kontrolního hlášení zvolit, ponechte pole prázdné – před vytvořením kontrolního hlášení budete na doklady bez zvoleného řádku kontrolního hlášení DPH upozorněni a budete moci nastavit správný řádek. Nemá-li doklad vliv na kontrolní hlášení, zvolte řádek 0.0.; Při ukládání dokladu s Českou republikou jako státem DPH bude kontrolováno, zda celková částka dokladu odpovídá podmínce hodnoty vybraného řádku kontrolního hlášení DPH. Budete také upozorněni, pokud zvolený řádek kontrolního hlášení nebude odpovídat typu pohybu dokladu.

Dat. Zaúčt.

Účet pokladny
Protiúčet
DPH základní
DPH snížená
DPH 2. snížená

Místo plnění tuzemsko: Zobrazí se u dokladů se zahraničním obchodním partnerem.; Zaškrtnutím uvádíte, že služba byla poskytnuta v tuzemsku, tím pádem se v tiskových sestavách bude zobrazovat povinný údaj rekapitulace DPH.
Vynechat ze salda: Po zaškrtnutí příznaku se doklad nebude promítat do salda.

Panel 3, Záložka „Zodpovědná osoba“

Zodpovědná osoba: V tomto poli je automaticky uveden uživatel, který doklad pořizuje.
Kontaktní osoba: Jmené a kontaktní údaje osoby odběratele. Automaticky se vybírá osoba, která je v kontaktech odběratele uvedena jako primární. V seznamu lze vybírat mezi kontaktními osobami uvedenými u daného odběratele. Výběrem se vyplní údaje: jméno, telefon.

Panel 3, Záložka „EkoKom“

Pokud jste zapojeni do systému EKO-KOM a máte zakoupené rozšíření Hlášení EKO-KOM, vyplňte na této záložce typ obalu.

Panel 4, Záložka „Kč“

Záložka s domácí měnou (obvykle označena "Kč") poskytuje finanční přehled celého dokladu a rozdělení částek podle sazeb DPH. Po přidání první položky dokladu je většina polí záložky znepřístupněna a hodnoty polí jsou aktualizované při každé změně položky.

Pro zadání dokladu bez položek se částky zadávají do polí záložky (s výjimkou sumy základu a sumy DPH). Po změně částky v některém z polí jsou zbylá pole křížově dopočítávána (ale pozor, při ruční změně částky DPH bude odpovídat součet částek v řádku, ale částky nebudou odpovídat procentuální sazbě DPH). Aplikace u tzv. bezpoložkového dokladu vytváří automatické položky typu "Účetní položka", jejichž počet odpovídá počtu využitých sazeb DPH (resp. uvedení částky za zboží a služby osvobozené od DPH). Doklad bez položek se hodí např. účetním firmám zadávající doklad donesený klientem.

Sleva [%]: Nepovinné pole, přístupné jen pro doklad s položkami.; Určuje výši slevy v procentech uplatněné na celý doklad. Výše slevy může být převzata z typu dokladu či záznamu firmy v adresáři.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

Základ
DPH
Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

Osvobozeno (0 %)
Snížená sazba
2. snížená sazba
Základní sazba
Suma

Způsob výpočtu a zaokrouhlení částek dokladů bez položek:

Základ: Je-li částka základu zadána jako první, bude příslušné DPH vypočítáno přesně.
DPH: Je-li částka DPH zadána jako první, bude příslušný základ vypočítán přesně.
Včetně DPH: Je-li částka včetně DPH zadána jako první, budou příslušný základ a DPH vypočítány pomocí koeficientu (pro sazbu 21 % je základem = 0,1736 * celkem, pro sazbu 15 % je základem = 0,1304 * celkem).

Zaokrouhlení definované u typu dokladu není u dokladů bez položek respektováno, použit je výše uvedený výpočet. Konečnou částku můžete po výpočtu upravit dle svých potřeb.

Pokladní doklady obvykle neobsahují položky. Celkové částky zadávejte do sloupce celkem do řádku s příslušnou sazbou DPH.

Rozúčtování pokladny: Chcete-li pokladní doklad rozúčtovat, nevyplňujte celkovou částku dokladu, ale rozúčtování vytvářejte z tzv. účetních položek.

Panel 4, Záložka „Měna“

Měna: Určuje měnu částek dokladu. Výchozí hodnotou je domácí (tuzemská) měna zadaná v Nastavení firmy, při jejím ponechání zůstávají ostatní pole záložky nedostupná. Chcete-li doklad vytvořit v jiné měně, pak vyberte hodnotu ze seznamu možných měn. Po jejím zvolení budou zpřístupněna zbylá pole záložky.
Kurz: Dvojice polí umožňuje určit měnový kurz pro domácí měnu vůči zvolené měně. Po zvolení měny je kurz pro den vystavení dokladu stahován z Internetu, ale je možné jej upravit či zadat vlastní. Nepodaří-li se kurz načíst, pole v domácí měně se barevně orámuje a nastaví na hodnotu 0,00.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

Základ
DPH
Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

Osvobozeno (0 %)
Snížená sazba
2. snížená sazba
Základní sazba
Suma

U tzv. bezpoložkového dokladu je možné hodnoty v polích upravovat s výjimkou sumy základu a sumy DPH, zbylá pole jsou křížově dopočítávána (při změně částky za DPH bude však odpovídat součet částek, ale nikoliv procentuální sazba DPH). U dokladu s položkami jsou pole částek nedostupná a zobrazují hodnoty podle zadaných položek dokladu.

Panel 4, Záložka „Způsob zaokrouhlení“

V této záložce můžete nastavit požadovaný způsob zaokrouhlování DPH a celkové částky.

Lze nastavit:

DPH (způsob): V poli se nastavuje způsob zaokrouhlení výsledné hodnoty DPH. Pomocí vyberte z připravených hodnot: nahoru, dolů, matematicky.
DPH (řády): Tento údaj navazuje na předcházející – pomocí vyberte z připravených hodnot: nezaokrouhlovat, zaokrouhlit na tisíciny, setiny, desetiny, jednotky, desítky, stovky, tisíce.
Celkem (způsob): V poli se nastavuje způsob zaokrouhlení výsledné fakturované ceny. Pomocí vyberte z připravených hodnot: nahoru, dolů, matematicky.
Celkem (řády): Tento údaj navazuje na předcházející – pomocí vyberte z připravených hodnot: nezaokrouhlovat, zaokrouhlit na tisíciny, setiny, desetiny, jednotky, desítky, stovky, tisíce.

Položky pokladního dokladu

Pokladní doklady často bývají bezpoložkové a zadávají se rovnou celkové částky. Pokud chcete zadat doklad položkově, přidejte položku pomocí tlačítka (po rozkliknutí šipky vedle tlačítka vám program nabídne jakou položku můžete vytvořit).

Záložka „Hlavní“

Kód z ceníku: Pomocí tlačítka vyberete ceníkovou položku.
Označení: Zkratka položky
Sklad: Pokud je položka skladová vyberte sklad.
EAN
Množství: Zadejte množství
Stav skladu: Pole není možné měnit. Je pouze informativní. Má význam pouze pro ceníkové položky, kde je typ zásoby "Zboží skladem”.; Po zadání zkratky/kódu zboží, skladu a množství program zkontroluje, zda je takové množství možné vydat.; Když je zásoba na skladu nedostatečná, program tuto skutečnost ohlásí. V případě, že v nastavení je zakázán záporný stav skladu, pak položka dokladu nejde uložit.
Název: Po výběru z ceníku se automaticky dotáhne. Pokud zadáváte položku pro zaúčtování nebo textový řádek vyplňte text ručně.
Množství
MJ: Měrná jednotka.; Pro ceníkovou položku je hodnota převzata z ceníku.; Pole je přístupné pouze pro ceníkovou a obecnou položku.; Vyberete z tabulky přípustných měrných jednotek. U ceníkové položky je převzat z ceníku.
Cena za MJ
Typ ceny
Sazba DPH: Zvolte požadovanou sazbu DPH
Cena celkem

Poznámka: Nepovinné; Do tohoto pole můžete zadat libovolnou poznámku k položce. Poznámka slouží pouze pro vaší informaci, netiskne se na žádný doklad.; Poznámku můžete do pole napsat ručně. Pomocí tlačítka za polem je možné otevřít víceřádkové editační pole. Při úpravách poznámky se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaná poznámka není mezi předdefinovanými texty, je možné ji stiskem tlačítka přidat. Stiskem tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, kde je možné zvolit některý ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.
Štítky: Nepovinné pole.; Slouží pro označování položek štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.; Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuální položce dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem .; Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko . Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.

Záložka „Účtování/Upřesnění“

Po odškrtnutí příznaku „Kopírovat z dokladu“, můžete upravovat specifikaci zaúčtování.

Kopírovat z dokladu: Příznak je automaticky zatržen; Zrušíte-li zaškrtnutí u příslušného účtu, střediska nebo zakázky, můžete zadat odlišnou hodnotu, než je uvedena v hlavičce dokladu. Při změně hodnoty v hlavičce budou přepsány pouze ty hodnoty, které mají zaškrtnuto „Kopírovat z…“.

Předpis zaúčtování
Má Dáti základu
Dal základu
Má dáti DPH
Dal DPH
Řádky DPH
Dat. zaúčtování

Středisko: Nepovinné pole.; Informační pole, které se nikde dále nepoužívá. V rolovacím seznamu jsou hodnoty z číselníku Nástroje – Číselníky – Střediska.
Činnost: Nepovinné pole.; Umožňuje položky členit dle činností.; V rolovacím seznamu jsou hodnoty z číselníku Nástroje – Číselníky – Činnost.
Zakázka: Nepovinné pole.; Ze zakázek evidovaných v číselníku Prodej – Zakázky můžete zvolit tu, které se položka dokladu týká. Můžete zadat zkratku či název zakázky (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou zakázku. Můžete též otevřít číselník zakázek (pomocí ikonky napravo či klávesou F2) a hledat zakázku s pomocí filtrů, případně ji upravit či přidat zcela nový záznam.
Výkaz EKO-KOM

Šarže: Pokud evidujete šarže u dané ceníkové položky, vyberte zde, která šarže má být vydána.; Pokud budete vydávat ceníkové položky s více šaržemi, je nutné mít pro každou šarži samostatnou položku faktury.
Expirace: Pokud evidujete expirace u ceníkových položek, vyberte zde konkrétní expiraci.; Pokud budete vydávat ceníkové položky s rozdílnými expiracemi, je nutné pro jednotlivé expirace vložit samostatnou položku.
Trvanlivost: Trvanlivost se odvíjí od počtu dnů od expirace, kdy danému zboží končí trvanlivost (tento údaj se zadává na kartě ceníkové položky).; Pokud tyto údaje evidujete, vyberte požadované datum, kdy zboží končí trvanlivost.

Objem
MJ objemu
Kód přenesení DPH
Původní sazba DPH
Dodavatel

Řádek kontrolního hlášení DPH (Řádek kon. hl.): Jen plátci DPH. Pole není povinné.; Pole slouží pro určení řádky formuláře kontrolního hlášení, do kterého budou načítány částky základů DPH a částky DPH položky dokladu.; Hodnota řádku kontrolního hlášení DPH bude nastavena podle hodnoty pole Řádek kontrolního hlášení DPH v hlavičce dokladu. Při zaškrtnutí sousedního pole Kopírovat z dokladu bude hodnota kopírována při každé změně hodnoty v hlavičce dokladu. Při nezaškrtnutém poli Kopírovat z dokladu je možné hodnotu pomocí změnit, nabízené hodnoty jsou načítány z číselníku řádek kontrolního hlášení a jsou filtrovány dle státu a druhu dokladu.; Pokud si nejste jisti, jaký z řádků kontrolního hlášení zvolit, ponechte pole prázdné – před vytvořením kontrolního hlášení budete na doklady s položkami bez zvoleného řádku kontrolního hlášení DPH upozorněni a budete moci nastavit správný řádek. Nemá-li položka dokladu vliv na kontrolní hlášení, zvolte řádek 0.0.; Při ukládání položky dokladu budete upozorněni, pokud zvolený řádek kontrolního hlášení nebude odpovídat typu pohybu dokladu.