Typy odběratelských smluv

Jak vytvořit pravidelnou fakturaci?

Nejprve v menu Obchodní partneři – Typy odběratelských smluv vytvořte typ smlouvy. Tento typ smlouvy pak použijete na formuláři Odběratelské smlouvy v hlavičce v poli Typ smlouvy. Pro vytvoření nového typu odběratelské smlouvy klikněte na tlačítko . Smlouva jako taková může nastavení svého typu posléze buďto brát v potaz, nebo ignorovat (funkce Ignorovat nastavení typu smlouvy v dané smlouvě).

Hlavička smlouvy:

Název – identifikuje typ smlouvy, např. „Servisní smlouva“, „Smlouva o pronájmu“

Zkratka – zkrácený název a jeden z identifikátorů smlouvy, doplní se automaticky na základě pole Název

Záložka "Základní"

Automaticky prodlužovat: Hodnota slouží uživateli pouze pro identifikaci; zaškrtněte ji, pokud má být smlouva automaticky prodlužována.
Automaticky vytvářet zakázky: Pole zaškrtněte, pokud má být po založení smlouvy automaticky vytvořena i zakázka; zajistíte tak sledování nákladů a výnosů na jednotlivé smlouvy; zakázky umožňují seskupovat data napříč celým systémem.
Automaticky generovat: Tlačítko určuje, zda-li má u smlouvy dojít k vygenerování faktury při volání URL /c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml (viz Generování faktur ze smluv); tato funkce souvisí s příznakem Automaticky posílat e-mailem klientům.
Automaticky posílat e-mailem klientům: Nově vytvořené faktury budou automaticky zaslány klientům; pro tento účel je nutné mít v případě vlastního serveru správně nastavený SMTP server.
Variabilní symbol je generován z čísla faktury: Zajistí na nově vytvořené faktuře variabilní symbol generovaný z čísla faktury (nevyužije se variabilní symbol zadaný na formuláři ; Odběratelské smlouvy; na záložce ; Nastavení generace; ); klienti si nastaví trvalý příkaz.
Datum vystavení z DUZP: Datum uskutečnění zdanitelného plnění neboli datum DPH.; Datum, kdy je plátce DPH povinen přiznat DPH; odběratel toto pole nevyplňuje.
Generovat i nulové faktury: Využijete při vzájemném zápočtu (obě strany generují faktury ve stejné hodnotě).
Řešit přeplatky: Nastavte, pokud klient na smlouvě uhradí větší částku, než měl; automaticky se generují další doklady, které se párují s přeplatky.
Typ faktury: Pole pro uvedení typu faktury, např.: „FAKTURA: Faktura – daňový doklad“, „ZÁLOHA: Záloha – není daňový doklad!“, „ZDD: Zálohový daňový doklad“.
Obrátkový den: Den, ke kterému má být generována faktura; pokud není vyplněno, použije se den v měsíci dle založení smlouvy.
Obrátkový měsíc: Měsíc, ve kterém má být generována faktura v rámci čtvrtletí (např. 1. měsíc čtvrtletí), pololetí (např. 1. měsíc pololetí) nebo roku.; U měsíčních faktur nemá význam, proto v tomto případě pole nevyplňujte.
Způsob fakturace: Zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura).
Fakturovat dní předem / po: Uveďte počet dní účtovaného období, před kterým nebo po kterém má být vygenerována faktura (obvykle se uvádí 14 / 31 dnů před a 1 / 7 dní po).; Při fakturaci „předem“ doporučujeme hodnotu větší, než je splatnost faktur, v opačném případě by mohla být klientovi odmítnuta služba, zboží pro neuhrazení, i když faktura ještě není po splatnosti.
Generovat penále: Vygeneruje se automaticky penále těm zákazníkům, kteří zaplatí fakturu pozdě.
Procento penále: Výše procenta penále, jež se vygeneruje zákazníkům, kteří zaplatí fakturu pozdě.
Typ penalizační faktury: „FAKTURA: Faktura – daňový doklad“, „ZÁLOHA: Záloha – není daňový doklad!“, „ZDD: Zálohový daňový doklad“.

Záložka "Text"

Vnitřní informace zadavatele, jejichž vyplnění není povinné.

Popis – bližší popis typu smlouvy

Poznámka – další informace týkající se manipulace se záznamem typu smlouvy

Záložka "Výběrové klíče"

Štítky – tlačítko

– slouží k připojení štítků, které definují další vlastnosti smlouvy; umožňují filtraci, např. smlouvy, které jsou v řešení

Záložka "Správa"

Záložka „Správa“ obsahuje údaj o časové platnosti a též viditelnosti daného záznamu v číselníku (seznamu). Platnost záznamu se udává rozmezím kalendářních let. V rozmezí uvedených let záznam platí, ve zbylých letech záznam není platný a záznam se v číselníku nebude vůbec zobrazovat. Omezením platnosti zajistíte, že při rutinním používání číselníku nebude uživatel zdržován procházením již nepoužívaných záznamů.

Protože je časová platnost vztažena ke kalendářním rokům, neodpovídá fiskálním účetním obdobím.

Platí od: Kalendářní rok počátku platnosti záznamu.
Platí do: Kalendářní rok ukončení platnosti záznamu.

Pokud požadujete neomezenou platnost záznamu, neměňte přednastavenou hodnotu „0“ v poli Platí od a hodnotu „9999“ v poli Platí do. Záznam pak bude použitelný ve všech kalendářních rocích a zobrazí se v seznamu v každém kalendářním roce.

Vyplníte-li pole Platí od a Platí do hodnotou „2016“, bude možné záznam používat pouze v roce 2016, tj. pouze v tomto roce bude v seznamu vidět (viz účetní období hlavičky postranní navigace).

Nový typ smlouvy uložte tlačítkem Uložit a zavřít.
Abyste mohli činit co nejvíce evidenčních změn na formuláři Odběratelské smlouvy, doporučujeme na typu smlouvy nastavovat pouze základní parametry, tj. Název, Zkratka, Typ faktury, Způsob fakturace, Fakturovat dní předem / po.

Odběratelské smlouvy

Po vytvoření potřebných typů smluv můžete přistoupit k samotnému zaevidování odběratelské smlouvy přes menu Obchodní partneři – Odběratelské smlouvy. Novou odběratelskou smlouvu založíte kliknutím na tlačítko .

Typ smlouvy – třídí smlouvy do skupin, obsahuje přednastavené parametry pro smlouvu; nabízejí se takové hodnoty, které jste založili v menu Obchodní partneři – Typy odběratelských smluv

Číslo smlouvy – interní identifikátor, pod kterým se eviduje smlouva a který se bude tisknout na vygenerované faktury

Název – název smlouvy určující, o jakou smlouvu se jedná, vychází z typu smlouvy

Firma – nabízí se zákazníci evidovaní v menu Obchodní partneři – Adresy firem

Fakturovat firmě – vyplňte v případě, že např. smlouva je uzavřena s firmou „X“, ale fakturu platí firma „Y“; pokud pole necháte prázdné, bude faktura zaslaná zákazníkovi uvedeném v poli Firma

Záložka "Základní"

Zakázka – vyberte takovou zakázku, do které mají být vygenerované faktury zařazeny

Středisko – zvolte středisko, pod kterým mají být vygenerované faktury zařazeny; v případě, že byste v tomto poli žádnou hodnotu nevybrali, museli byste pak středisko vyplnit na vydaných fakturách

Stav smlouvy – slouží pouze k internímu členění pro uživatele; hodnoty (např. Neúplná, Ukončená, Ve výpovědi) vkládáte přes menu Nástroje – Číselníky – Stavy smluv

Variabilní symbol – údaj pro banku identifikující platbu, obsahuje ho každá vydaná faktura

Číslo došlé – číslo došlé pro vygenerovanou fakturu

Konstantní symbol – nepovinný údaj platebního příkazu

Platnost od – zahájení platnosti smlouvy, omezuje platnost všech položek smlouvy; pokud má nějaká položka smlouvy zahájení před začátkem platnosti smlouvy, je zahájení posunuté až k tomuto datu

Platnost do – ukončení platnosti smlouvy, omezuje platnost všech položek smlouvy; pokud má nějaká položka smlouvy ukončení (nebo je neukončená) až po konci platnosti smlouvy, je automaticky ukončena se smlouvou

Datum podepsání – datum podepsání smlouvy

Datum splatnosti nejstarší neuhrazené faktury u smlouvy – datum, do kterého je nutné uhradit nejstarší faktury u smlouvy

Datum účinnosti – datum účinnosti obvykle nastává v den platnosti smlouvy, může se však stát, že si smluvní strany sjednají nabytí právních účinků i na datum pozdější (Např. z důvodu splnění nějaké podmínky). Zákon však nepřipouští zpětnou účinnost, kdy by smlouva nabyla účinnosti dříve, nežli by nabyla své platnosti

Datum založení – datum založení smlouvy

Datum vypovězení – datum odstoupení od smlouvy

Záložka "Nastavení generace"

Frekvence fakturace (měsíců) – frekvence, s jakou se mají generovat faktury v měsících; hodnota „0“ znamená, že položka bude fakturována jen 1x (např. instalační poplatek), hodnota „1“ každý měsíc, hodnota „2“ každé 2 měsíce

Obrátkový den – den, ke kterému má být generována faktura; např. hodnota „10“ znamená, že se faktura bude generovat vždy k 10. dni každého měsíce; pokud není pole vyplněno, použije se den v měsíci dle založení smlouvy

Obrátkový měsíc – měsíc, ve kterém má být generována faktura v rámci čtvrtletí (např. 1. měsíc čtvrtletí), pololetí (1. měsíc pololetí) nebo roku; u měsíčních faktur nemá význam, proto v tomto případě pole nevyplňujte

Typ faktury – pokud není pole vyplněno, bere se hodnota z typu smlouvy, např. „FAKTURA: Faktura – daňový doklad“

Splatnost (dny) – počet dnů, do kterých je povinné fakturu zaplatit

Středisko – volte středisko, pod kterým mají být vygenerované faktury zařazeny; v případě, že byste v tomto poli žádnou hodnotu nevybrali, museli byste později středisko vyplnit na vydaných fakturách

Činnost – k jaké aktivitě se smlouva vztahuje

Bankovní účet – finanční účet v bance daného zákazníka

Ignorovat nastavení typu smlouvy – nezohledňuje se typ smlouvy uvedený v hlavičce smlouvy

Automaticky prodlužovat – hodnota slouží uživateli pouze pro identifikaci; zaškrtněte ji, pokud má být smlouva automaticky prodlužována

Automaticky vytvářet zakázky – hodnotu zaškrtněte, pokud má být po založení smlouvy automaticky vytvořena i zakázka; zajistíte tak sledování nákladů a výnosů na jednotlivé smlouvy; zakázky umožňují seskupovat data napříč celým systémem

Automaticky generovat – Tlačítko určuje, zda-li má u smlouvy dojít k vygenerování faktury při volání URL /c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml (viz Generování faktur ze smluv); tato funkce souvisí s příznakem Automaticky posílat e-mailem klientům.

Automaticky posílat e-mailem klientovi – nově vytvořené faktury budou automaticky zaslány klientům; pro tento účel je nutné mít potřebné rozšíření a správně nastavený SMTP server

Variabilní symbol je generován z čísla faktury – nevyužije se variabilní symbol zadaný na formuláři Odběratelské smlouvy na záložce Nastavení generace

Datum vystavení z DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění neboli datum DPH) – datum, kdy je plátce DPH povinen přiznat DPH

Generovat i nulové faktury – využijete při vzájemném zápočtu (obě strany generují faktury ve stejné hodnotě)

Řešit přeplatky – nastavte, pokud klient na smlouvě uhradí větší částku, než měl; automaticky se generují další doklady, které se párují s přeplatky

Způsob fakturace – zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura)

Fakturovat dní předem / po – uveďte počet dní účtovaného období, před kterým / po kterém má být vygenerována faktura (obvykle se uvádí 14 / 31 dnů před a 1 / 7 dní po); při fakturaci „předem“ doporučujeme hodnotu větší, než je splatnost faktur, v opačném případě by mohla být klientovi odmítnuta služba, zboží pro neuhrazení, i když faktura ještě není po splatnosti

Záložka "Texty"

Vnitřní informace zadavatele, jejichž vyplnění není povinné.

Popis – bližší popis smlouvy

Poznámka – další informace týkající se manipulace se záznamem smlouvy

Záložka "Štítky"

Štítky definují další vlastnosti smlouvy, dle kterých můžete filtrovat, např. smlouvy, které jsou v řešení.

Pomocí tlačítka Připojit se zobrazí tabulka pro výběr štítků. Z levé tabulky Dostupné štítky přesuňte pomocí šipky štítky, které chcete k dané smlouvě přiřadit, do pravé tabulky Vybrané štítky, a výběr potvrďte tlačítkem OK.

Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v levé tabulce Dostupné štítky, použijte tlačítko Správa štítků. Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.

Záložka "Ostatní"

Zodpovědná osoba – jméno a příjmení osoby, která je zodpovědná za danou smlouvu; nabízejí se uživatelé dostupní ze seznamu osob evidovaných ve vaší firmě přes menu Nástroje – Osoby a uživatelé

Kontaktní osoba – jméno a příjmení osoby evidované v kontaktech firmy zákazníka (menu Obchodní partneři – Kontakty)

Katastrální území – území evidované v katastru nemovitostí

Parcela – ohraničení pozemek s číslem

Číslo smlouvy protistrany – identifikátor, pod nímž smlouvu eviduje zákazník

Výpovědní lhůta (měsíc) – v případě potřeby uveďte počet měsíců

Automatická prolongace – uvádí se v měsících
– údaj, který říká, že pokud se nestane jinak, smlouva se prodlouží po jejím datu "platí do"
– hodnota je informativní

Záložka "Přílohy"

Záložka umožňuje přikládat ke smlouvě různé dokumenty a přílohy, které se týkají dané firmy, např. výpis z obchodního rejstříku, kopie smlouvy.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:

Soubor – soubor z vašeho lokálního počítače je načten do databáze,
Odkaz na internet – aplikace eviduje odkaz (URL), data odkazovaného zdroje nejsou do aplikace načtena,
Odkaz na soubor – aplikace eviduje odkaz na soubor na disku lokálního počítače, data souboru nejsou do aplikace načtena (odkazovaný soubor nepřejmenovávejte, nepřesouvejte a nemažte).

U vložené přílohy se nachází ikona , která vám umožní přílohu si kdykoliv prohlédnout. Pomocí ikony si můžete přílohu uložit na jiné místo. Tlačítko slouží k nasnímání daného dokumentu, druhá volba umožňuje zvolit skener a parametry snímání.

Záložka "Standardní položky smluv"

Standardní položky smluv reprezentují jednotlivé řádky na vygenerované faktuře a umožňují definovat pravidelnosti fakturace. Mohou mít různý počátek platnosti, např. změna tarifu či přiobjednání služby, ale také různou frekvenci (měsíční, roční poplatky). Na jiný počátek platnosti se může vázat DUZP, může tedy z tohoto důvodu dojít k vytvoření více faktur (v závislosti na počet položek s odlišnou platností). Taktéž je možné v položce nadefinovat typ faktury, který má být z položky vygenerován (pokud se u položek budou lišit, dojde k vygenerování více faktur s odlišným typem). Položku smlouvy můžete navázat na ceník, a tím umožnit pozdější analýzy napříč různými smlouvami, např. analýza prodeje za internet, služby.
Pole na této záložce vyplňte, pokud smlouva obsahuje více položek.

V případě, že záložku nevyplníte, dotáhnou se do položek informace z hlavičky smlouvy. K přidání nové položky slouží tlačítko Přidat.

Kód z ceníku – z ceníku vyberte ceníkovou položku; na základě tohoto výběru se předvyplní hodnoty na záložce Základní v polích Cena za MJ, Cena celkem, Typ ceny a Sazba DPH

Označení – kód / zkratka fakturované služby

Název – název fakturované služby; za tento název je doplněn text identifikující fakturované období, např. za 1 období (od 1. 1. 2012 do 31. 1. 2012)

Sklad – pokud se jedná o skladovou položku v ceníku, je nutné určit i sklad

Podzáložka "Základní"

Množství – kolik jednotek má být fakturováno; tato hodnota je ve výsledné faktuře upravována dle délky období

Cena ručně – zaškrtnutím tohoto příznaku lze cenu položky určit explicitně, a zabránit tak jejímu přepsání při změně ceny v ceníku

Cena za MJ – udává cenu za jednu měrnou jednotku

Cena celkem – celková cena; násobek hodnot v polích Množství a Cena za MJ

DPH ručně – zaškrtnutím tohoto příznaku lze ručně nastavit hodnoty v polích Typ ceny a Sazba DPH

Typ ceny – vyberte, zda je cena určená bez DPH, nebo včetně DPH

Sazba DPH – zvolte druh sazby DPH pro fakturovanou položku

Platnost od – začátek platnosti dané položky (pokud je před zahájením smlouvy, je začátkem zahájení smlouvy)

Platnost do – konec platnosti této položky (pokud je po ukončení smlouvy, je koncem termín ukončení smlouvy; v případě, že je pole prázdné, je položka neomezena)

Frekvence fakturace – v měsících (hodnota „0“ = fakturovat jednorázově); vyplňujte pouze v případě, že se liší od smlouvy

Sleva – výše procenta slevy na výsledné faktuře

Podzáložka "Nastavení generace"

Způsob fakturace – zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura).

Variabilní symbol – údaj pro banku identifikující platbu, obsahuje ho každá vydaná faktura

Číslo došlé – číslo došlé dané faktury

Generovat položku faktury – pokud nebude tento příznak zaškrtnut, nebude se daná položka generovat do faktury

Typ faktury – pokud není vyplněno, získá se z hlavičky faktury, např.: „FAKTURA: Faktura – daňový doklad“, „ZÁLOHA: Záloha – není daňový doklad!“, „ZDD: Zálohový daňový doklad“

Splatnost (dny) – počet dnů, do kterých je povinné fakturu zaplatit

Středisko – volte středisko, pod kterým mají být vygenerované faktury zařazeny; v případě, že byste v tomto poli žádnou hodnotu nevybrali, museli byste pak středisko vyplnit na vydaných fakturách

Činnost – k jaké aktivitě se smlouva vztahuje

Bankovní účet – finanční účet v bance daného zákazníka

Podzáložka "Upřesnění"

Pokud na této záložce nevyplníte žádná pole, přeberou se hodnoty do nich z hlavičky smlouvy.

Pořadí – určuje pořadí položek na vygenerované smlouvě; hodnota „0“ = neupřesněno

Konec posledního fakturačního období – datum posledního fakturovaného období; určuje, za jaké období má být položka smlouvy fakturována (po vygenerování se posune o fakturované období); toto pole upravte, pokud chcete vrátit smlouvy a nechat vygenerovat novou fakturu

Předpis zaúčtování – vyberte předpis, dle kterého se má účtovat

Středisko – pokud má být položka na faktuře zařazena do jiného střediska než smlouva, pole vyplňte

Činnost – k jaké aktivitě se položka vztahuje

Zakázka – vyberte takovou zakázku, do které mají být vygenerované faktury zařazeny

Místo – místo, kam je určena služba, výrobek apod.; definováno v menu Obchodní partneři – Adresy firem – záložka Místa určení

Číslo účtu – nabízejí se čísla účtů, která jsou definována v menu Obchodní partneři – Adresy firem – záložka Bankovní spojení

Valorizovat – dohoda, že smlouva se bude navyšovat dle koeficientu, který vyhlašuje Česká národní banka

Valorizovat k měsíci – uveďte, k jakému měsíci se má valorizovat

Podzáložka "Texty"

Vnitřní informace zadavatele, jejichž vyplnění není povinné.

Popis – bližší popis smlouvy

Poznámka – další informace týkající se manipulace se záznamem smlouvy

Podzáložka "Štítky"

Štítky definují další vlastnosti položky, dle kterých můžete filtrovat.

Podzáložka "Přílohy"

Záložka umožňuje přikládat k položce odběratelské smlouvy různé dokumenty a přílohy, které se jí týkají, např. specifikaci.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:

Soubor – soubor z vašeho lokálního počítače je načten do databáze,
Odkaz na internet – aplikace eviduje odkaz (URL), data odkazovaného zdroje nejsou do aplikace načtena,
Odkaz na soubor – aplikace eviduje odkaz na soubor na disku lokálního počítače, data souboru nejsou do aplikace načtena (odkazovaný soubor nepřejmenovávejte, nepřesouvejte a nemažte).

Tlačítka nad datovým oknem odběratelských smluv

Nad seznamem odběratelských smluv se nacházejí tato tlačítka:

Generuj faktury –

dojde k vygenerování seznamu faktur ze smluv dle data nastaveném na vašem lokálním počítači; využijete v případě, že existuje více smluv s více obrátkovými dny, a to pouze u odběratelských smluv (když vystavujete odběrateli vydanou fakturu)

Faktury –