Obchod

Úvod

Obchodní modul díky svým vazbám na sklad, fakturaci pokrývá komplexní zpracování obchodního případu. Cyklus zahrnuje přijetí poptávky, vytvoření vydané nabídky a jejích variant. Z nabídky se vytváří přijata objednávka. Následuje generace vydané poptávky nebo objednávky a nákup zboží a služeb od dodavatelů, zajištění potřebných aktivit v rámci skladového hospodářství, expedici hotových produktů a sledování reklamačního řízení. Komplexní podpora obchodního případu řadí ekonomický systém ABRA Flexi do třídy produktů ERP (Enterprise Resource Planning).

Všechny seznamy mají dvě společné vlastnosti.

První vlastnost, že se jedná o neúčetní doklad ze své podstaty.
Druhá vlastnost je, že i když obsahují "skladové" položky, přesto ze skladu nevyskladňují

Modul objednávky je rozdělen na 7 provázaných seznamů:

Poptávky přijaté: Seznam poptávek přijatých eviduje veškeré poptávky potencionálních a nebo současných odběratelů. Obsah jedné poptávky je možné kopírovat do nabídky nebo rovnou do přijaté objednávky.
Nabídky vydané: Seznam nabídek eviduje veškeré nabídky vydané, které byly odeslány odběratelům. Obsah jedné nabídky je možné kopírovat do jiné nabídky nebo do objednávky přijaté. K libovolné nabídce můžete vytvářej její varianty. Každá takto vytvořená nabídka nese informaci, kdo je její předchůdce.
Objednávky přijaté: Přijaté objednávky slouží k evidenci požadavků vašich odběratelů. Objednávky obsahují: kód odběratele, termín dohodnuté expedice zboží, stav objednávky, kdo ji ve firmě přijal, jaké zboží je objednáno, má-li být rezervováno ve skladu (je-li ve skladu) a také, má-li být toto zboží objednáno u dodavatele. U položek objednávky je uvedena dohodnutá prodejní cena. Při tvorbě faktury můžete objednávku tzv. realizovat, čili kopírovat její obsah do faktury. Obdobně při tvorbě skladové výdejky, respektive převodky, můžete vydat obsah objednávky a aktualizovat stav skladu.
Poptávky vydané: Poptávky vydané jsou obdobou poptávek přijatých. Na tomto místě se rozbíhá opačný proces, kdy vy potřebujete nakoupit zboží nebo materiál, který je objednán a vy jej potřebujete sami nakoupit. Z vytvořených poptávek můžete vytvářet jejich kopie a u nich změnit dodavatele a tak můžete zboží poptávat u více dodavatelů. Od nich pak budou chodit nabídky přijaté.
Nabídky přijaté: Nabídky přijaté můžete vytvářet ručně nebo kopií poptávky vydané. Kopii poptávky do nabídky ušetříte čas zadáváním položek nabídky a stačí pouze modifikovat ceny vašeho dodavatele.
Objednávky vydané: Vydané objednávky evidují požadavky, které naopak máte na Vaše dodavatele. Obsahově jsou vydané objednávky podobné přijatým objednávkám s tím, že směr objednávání je ”otočen”. Vydanou objednávku je možné vytvořit na základě přijaté objednávky, to znamená, že od svých dodavatelů budete požadovat to, co od Vás požadují Vaši odběratelé. Objednávky je také možné vytvořit na základě stavu skladových karet. Jestliže aktuální stav karty je nižší než definovaný minimální stav, je třeba objednat zboží u dodavatele a doplnit stav skladu.Podobně,jako u odběratelských objednávek, je možné kopírovat obsah objednávky do příjemky a tím aktualizovat stav skladu.

Jak začít ?

Automatizace obchodního případu – obchodní "kolečko"

V tomto odstavci budou stručně vysvětleny vazby při tvorbě poptávky, nabídky, objednávky přijaté a vydané fakturace, resp. generování skladových výdejek a příjemek. Následujícímu postupu říkáme obchodní "kolečko". Jeho hlavním přínosem je, že jednotlivé doklady nemusíte opět znova a znova ručně zadávat, ale navzájem je kopírujete tak, jak od prvotní poptávky postupujete směrem k uzavření obchodního případu.

Odběratel poptává zboží nebo služby. V seznamu poptávek zadáte veškeré údaje poptávky. Na základě poptávky přijaté (PP) vytvoříte nabídku vydanou (NV) a tu zašlete odběrateli. Odběratel má k nabídce připomínky. Na základě připomínek vznikne nová "variantní nabídka". Vznikne kopií původní nabídky a jsou do ní vneseny požadované změny. Poté co se odběratel rozhodne nabídku akceptovat a zboží u vás dle nabídky objedná. Nyní můžete vytvořit přijatou objednávku tak, že z nabídky zkopírujete její obsah. U položek objednávky zadáte, zda se má zboží rezervovat (je-li na skladě) nebo objednat u dodavatele (není-li na skladě).

Objednávku přijatou můžete samozřejmě vytvořit přímo "ručně"

V případě, že máte dostatek požadovaného zboží na skladě, můžete objednávku okamžitě uspokojit.

Nastavíte kurzor v seznamu na objednávku a stisknete tlačítko "Služby-Fakturovat". Program vytvoří fakturu a sám dosadí do "Realizovaného množství" vše co bylo objednáno.

Jestliže zboží na skladě není, je třeba ho nejdříve objednat u dodavatele. Existuje několik možností.

Z jedné objednávky vygenerujete poptávky vydané. Poptávky rozešlete vašim dodavatelů a oni vám pošlou nabídky. Ceníku můžete mít u každého zboží zadáno několik dodavatelů. Z toho plyne, že pro jedno zboží může vzniknout více poptávek. Poté vám dodavatelé pošlou nabídky. Nabídky evidujete v seznamu "Nabídky přijaté". Může vzniknout několik variant podobné jako je to u nabídek vydaných. Z uspokojivých objednávek vytvoříte objednávky vydané.
Z jedné objednávky p5ijat0 vygenerujte několik objednávek vydaných.

Vytvořené vydané objednávku odešlete svým dodavatelům. Oni vám pošlou zboží a vy můžete vytvořit přijaté faktury.Ve faktuře nemusíte zadávat jednotlivé položky, ale můžete ji aktualizovat přímo z vydané objednávky. Objednávku načtete kompletně.

Zboží tak dostanete na sklad a můžete již uspokojit přijatou objednávku. Po příjemce je vhodné spustit funkci Přijaté objednávky / Možnosti / Výpočet realizovatelnosti objednávek, která aktualizuje hodnotu % realizovatelnosti v hlavičce odběratelské objednávky. Tím se uzavře "objednávkové kolečko".