Dokladové řady

Zboží – Dokladové řady – příjemky/výdejky

Dokladové řady se tisknou u výdejky a příjemky jako interní číslo.

Jsou šablonou pro automatické generování interních čísel dokladů, z nichž lze poznat jeho charakter. Skládají se z předpony – prefixu (např. zkratky dokladových řad „FV – faktura vydaná“, „ID – interní doklad“), číselné části (např. 0001–9999) a přípony – postfixu (např. 2009, 09).
Setkáte se s nimi v modulech Zboží, Prodej, Nákup, Peníze a Účetnictví.
Pokud je vyplníte, nabízejí se pak v modulu Zboží i na formulářích:

Seznam skladů v polích Řada pro příjem, Řada pro výdej,
Typy skladových dokladů v polích Řada pro příjem, Řada pro výdej.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pomocí dokladových řad se generují čísla dokladů. Každý modul má své dokladové řady, které jsou samostatně dostupné v jednotlivých modulech. Dokladové řady se nastavují v jednotlivých typech dokladů.

Všeobecně platí, že každý typ dokladu musí mít nastavenu svoji dokladovou řadu, ale stejná dokladová řada může být použita v různých typech dokladů stejného modulu.

Struktura dokladových řad a použití je pro všechny moduly stejné. Úkolem dokladové řady je zajistit pro nově zakládané doklady jednoznačné číslo dokladu v nepřerušené (úplné) vzestupné posloupnosti.

Číslo dokladu se skládá z tzv. prefixu, vlastního čísla a postfixu a má maximálně 20 znaků. Díky tomu se nechají dokladové řady rozlišit tak, že již z čísla dokladu poznáte typ dokladu. Struktura čísel dokladů je obvykle upravena vnitřní organizační směrnicí.

Upozornění
Základní dokladové řady jsou přednastavené pro všechny moduly. Je dobré je před prvním použitím zkontrolovat, příp. upravit, tak aby vyhovovali představám uživatele.

Hlavní panel

Stiskem tlačítka či klávesové zkratky Alt+N otevřete formulář pro nový záznam.

Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Zkratka: Povinné pole, může obsahovat až 20 znaků. Hodnota musí být mezi záznamy jedinečná.; Hodnota se objeví ve výběrové roletě typu při tvorbě dokladu.; Doporučujeme zvolit co nejvýstižnější zkratku pro snadnější rozlišení typů dokladů v seznamu.
Název: Povinné pole, může obsahovat až 255 znaků.; Obecně reprezentuje záznam v přehledech, tiskových sestavách či výběrových seznamech, proto by měl být záznam vystihovat jedinečným způsobem.; Pokud jste si v úvodním nastavení nastavili cizí jazyky, pak po stisku tlačítka můžete pole "Název" vyplnit ve zvolených cizích jazycích. Tyto jazykové varianty názvu se vypisují do dokladů při cizojazyčném tisku. Stiskem tlačítka pole pro název v cizích jazycích zavřete.

Záložka "Roční položky číselné řady"

Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

K dokladové řadě jsou pro každé zpracovávané účetní období generovány položky, jež obsahují aktuální číslo naposledy založeného dokladu a prefix resp. postfix používaný v daném účetním období. Znamená to, že pokud chcete stejnou strukturu dokladové řady používat i v dalším roce, nemusíte se o toto nastavení již starat. Po založení nového-následujícího účetního období se při pořízení prvého dokladu dané číselné řady zde vytvoří další položka.

Upozornění
Pokud byste chtěli v dalším roce jinou strukturu dokladové řady, je nutno si ji připravit dřív, než začnete pořizovat účetní doklady.

Upozornění
V průběhu roku se nepředpokládá změna struktury dokladové řady. Proto, když provedete nějakou změnu, po potvrzení tlačítka Uložit budete upozorněni:

Pak si musíte sami rozmyslet, zda chcete skutečně číselnou řadu původní ukončit a navázat na ni číselnou řadou se změněnou strukturou.

Potvrzením tlačítka otevřete formulář pro nový záznam.

Aktuální číslo: Poslední použité číslo dokladu, další nově přiřazené číslo bude ve tvaru aktuálního čísla + 1; výjimkou je zakládání nové dokladové řady, kdy chcete doklady číslovat od 1 (nutné zadat hodnotu 1 – zůstane i po pořízení 1. dokladu dané dokladové řady).; Upozornění: při zakládání nové dokladové řady, kdy chcete doklady číslovat od čísla 11, je nutné zadat 10 (při pořízení 1. dokladu této řady se do čísla dokladu dosadí hodnota 11),
Počátek: Pořadové číslo má v dokladové řadě počáteční hodnotu např. 1; porovnáním polí Aktuální číslo a Počátek lze poznat, kolik je vystavených dokladů v dané číselné řadě v určitém účetním období.

Délka čísla: Počet cifer bez prefixu a postfixu; maximální délka je 12 číslic, minimální 3 číslice a jako standardní délka je nastaveno 8 číslic.

Zobrazit nuly: Standardně nastaveno . Znamená to, že pokud máte nastavenu hodnotu "Délka čísla" 3, budou se hodnoty na dokladech uvádět 001, 002, 003, …. V opačném případě by se nuly nezobrazovaly, na dokladech by byly uvedeny hodnoty 1, 2, 3,…,10, 11, 12, …. POZOR – pak je problém při třídění dokladů podle čísla, doklady se setřídí 1, 10, 11, 12, …. 2, 21, 22, …. 3,…, což se nemusí uživatelům líbit. Takže je doporučeno toto pole nechat zaškrtnuté.

Prefix: Jedná se o uživatelsky volitelné znaky (konstanty) o max. délce 8, mohou obsahovat rok účetního období, písmena (např. FV pro vydané faktury) a mohou být i prázdné. Na dokladu se budou tisknout do čísla dokladové řady před číslo. Např. FV001 (Prefix = FV, Délka čísla = 3, Zobrazit nuly).

Postfix: Jedná se o uživatelsky volitelné znaky (konstanty) o max. délce 8, mohou obsahovat rok účetního období, písmena a mohou být i prázdné. Na dokladu se budou tisknout do čísla dokladové řady za číslo. Např. FV001/09 (Prefix = FV, Délka čísla = 3, Postfix /09, Zobrazit nuly)

Prefix i Postfix lze nahradit řetězcem znaků, do kterého můžete volitelně vložit rok účetního období ve tvaru %Y% až %YYYY%, pak bude řetězec %Y% až %YYYY% v okamžiku generace čísla nahrazen aktuálním rokem účetního období – v roce 2009 hodnotou 9 až 2009 a vy nebudete muset kvůli roku v číselné řadě tyto řady každoročně měnit.
Pokud zadáte /%YY%, bude za číslem dokladu uvedeno /09.
Tyto řetězce lze kombinovat i s písmeny nebo číslicemi, takže budete-li mít Prefix FV, Postfix /%YY%A, bude číslo dokladu v r. 2009 vypadat FV001/09A.

Účetní období: Z rolovacího seznamu vyberete účetní období, pro které tvoříte dokladovou řadu.; Při přidání nové dokladové řady je předvyplněno aktuální účetní období.

Náhled

V tomto poli se zobrazuje, jak v závislosti na předchozím nastavení bude číslo dané dokladové řady vypadat.

Záložka "Díry v číselné řadě"

Při výběru dokladové řady se přidělí pořizovanému dokladu číslo a na této záložce se vytvoří 1 položka. Číslo je rezervováno 2 hodiny, po tuto dobu nemůže žádný uživatel vytvořit doklad s tímto číslem, tj. nemůže dojít k duplicitě při pořizování dokladů.

Číslo díry: Je shodné s číslem dokladu.

Dostupné od: časový limit pro rezervaci daného čísla jsou 2 hodiny, tzn. že dalšímu uživateli bude toto číslo dostupné po uplynutí těchto 2 hodin.

Při uložení dokladu se použité číslo z této záložky smaže. Pokud některé číslo nebylo použito (došlo například k výpadku elektřiny a "ztrátě dokladu"), zůstává v "díře" a je nabízeno k použití po uplynutí dvouhodinového limitu. Pokud potřebujete toto číslo z "díry" uvolnit k okamžitému použití, postupujte následujícím způsobem (pouze však ten, který má příslušné oprávnění):

Uzavřete volbu (např. vydané faktury), ve které chcete tento doklad použít,
Otevřete příslušnou dokladovou řadu,
Smažte řádek v "díře"
Změnu uložte; poté můžete pořídit doklad s příslušným číslem.

Upozornění
Pokud máte nějakou položku v "díře" a chcete opravit strukturu dokladové řady, budete při uložení ještě informováni.

Záložka "Texty"

Záložku "Texty" obsahují všechny číselníky, všechny seznamy. Jsou to dvě pole, kde si můžete vyplňovat údaje dle vlastních potřeb. Jejich vyplnění není povinné.

Popis: Bližší popis dokladové řady.
Poznámka: Další poznámka k dokladové řadě.

Záložka "Správa"

Záložka „Správa“ obsahuje údaj o časové platnosti a též viditelnosti daného záznamu v číselníku (seznamu). Platnost záznamu se udává rozmezím kalendářních let. V rozmezí uvedených let záznam platí, ve zbylých letech záznam není platný a záznam se v číselníku nebude vůbec zobrazovat. Omezením platnosti zajistíte, že při rutinním používání číselníku nebude uživatel zdržován procházením již nepoužívaných záznamů.

Protože je časová platnost vztažena ke kalendářním rokům, neodpovídá fiskálním účetním obdobím.

Platí od: Kalendářní rok počátku platnosti záznamu.
Platí do: Kalendářní rok ukončení platnosti záznamu.

Pokud požadujete neomezenou platnost záznamu, neměňte přednastavenou hodnotu „0“ v poli Platí od a hodnotu „9999“ v poli Platí do. Záznam pak bude použitelný ve všech kalendářních rocích a zobrazí se v seznamu v každém kalendářním roce.

Vyplníte-li pole Platí od a Platí do hodnotou „2016“, bude možné záznam používat pouze v roce 2016, tj. pouze v tomto roce bude v seznamu vidět (viz účetní období hlavičky postranní navigace).